Belirli bir büyüklüğe ulaşan işletmeler, kurumsal kaynak planlama ya da ERP yazılımlarına ihtiyaç duymaya başlar; bu yazıda ERP nedir, nasıl çalışır, bileşenleri, ERP’nin tarihi, kurumsal kaynak planlamanın avantajları ve dezavantajları, önemi, en iyi uygulamaları, yazılım şirketleri gibi akla gelebilecek her konuyu anlatıyoruz.
ERP nedir?
ERP veya kurumsal kaynak planlama, temel olarak bir kuruluşun iş süreçlerinin ana işlevlerini birleşik bir sisteme entegre etmek için tasarlanmış modüler bir yazılımdır.
ERP bileşenleri
Bir ERP sistemi, genellikle modüller olarak adlandırılan ve her biri, finans ve muhasebe, İK, üretim, envanter yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) gibi temel bir iş işlevine odaklanan yazılım bileşenlerinden oluşur. İşletmeler yalnızca kendi işlerini yürütmek için ihtiyaç duydukları modülleri kullanır.
ERP nasıl çalışır?
ERP yazılımları, iki özelliği ile daha dar odaklı iş yazılımlarından ayrılır.
Bunlardan birincisi, şirketlerin ve kullanıcıların etkileşimde bulunmasını sağlayan modüller arası entegrasyondur. Örneğin CRM modülünde oluşturulan bir satış siparişi üretim modülü ile paylaşılır, böylece üretim departmanı hangi ürün üzerinde çalışacağı konusunda bilgi sahibi olur. Ürün sevk edildiğinde envanter yönetimi modülündeki veriler değişir ve müşteri ödeme yaptığında da muhasebe modülü satın almayı kaydeder.
ERP yazılımının diğer belirgin özelliği, modüllerin işlemleri ve diğer bilgileri kaydettiği, bu verilere eriştiği ve paylaştığı merkezi bir veritabanı kullanmasıdır. ERP sektörünün “tek kaynak” olarak adlandırdığı bu özellik sayesinde, kullanıcılarılar bilgileri birden fazla kez girmek zorunda kalmaz. Bu da veri doğruluğunu artırır, raporlamayı kolaylaştırır ve departmanlar arasında iş birliğini mümkün kılar.
- Yapay Zeka nedir, türleri, tarihi ve uygulamaları
- İş süreçleri yönetim yazılımı (BPMS) nedir?
- Makine Görüşü (Computer Vision) nedir?
Kurumsal kaynak planlamanın tarihi
ERP’nin tarihi, 1964’te IBM mühendisi Joseph Orlicky tarafından geliştirilen bir ürünü üretmek için gereken malzemeleri ve bileşenleri hesaplamak için bir sistem ile ortaya çıkar. Malzeme ihtiyaç planlaması (MRP) yapan bu sistem ERP’nin tarihteki ilk örneğidir. 1970’lerde MRP yazılımı, üreticilerin temel dayanağı oldu.
MRP’nin devamı niteliğindeki MRP II ise 1983’te yönetim uzmanı Oliver Wight tarafından geliştirildi, MRP’yi finans dahil diğer kaynak türlerine genişleten ve kapasite planlama, maliyet yönetimi, üretim bölümü kontrolü ve satış ve operasyon planlaması için destek sunmaya başladı. Aslında bu sistem bugünkü ERP’ye daha çok benziyordu.
Aslında 1970’lerde, MRP yazılımları haricinde, muhasebe ve maaş bordrolarının da aralarında bulunduğu çeşitli finansal süreçleri tek bir veritabanı üzerinde yönetmek için ağa bağlı bir bilgisayar yazılımı geliştirmeye başlanmıştı. Bu girişimlerden ikisi, Baan ve SAP, hızla büyüdü ve 1990’ların başında yaygın olarak ERP olarak bilinen yazılımın önde gelen üreticileri haline geldi.
Gartner analistleri, İK ve muhasebe gibi arka ofis işlevlerini kapsayacak şekilde üretim süreçlerinin ötesine geçen, büyüyen, modüler, entegre iş yazılımı kategorisi için yeni bir terime ihtiyaç olduğu sonucuna vardı. 1990 yılında, bu daha genel amaçlı yazılımı belirtmek için kurumsal kaynak planlaması terimi ortaya atıldı. Ancak ERP’nin gelişi MRP kavramını ortadan kaldırmadı ve MRP ile ERP’nin hala farklı amaçları olduğu düşünülüyor ve her ikisi için de kurumların hayatında sürekli bir rol oynamaya devam ediyor. Bugün, üreticilere satılan çoğu ERP paketi bir MRP modülüne de sahip. MRP II terimi ise ERP ile eşanlamlı hale geldi ve ERP terimi ortaya çıktığından bu yana, nadiren kullanıldı.
ERP, 30 yıllık geçmişinde üssel büyümeyi tetikleyen teknik yapısında önemli değişimler yaşadı ve bugün, en küçük işletmeler dışında herkes için sahip olunması gereken bir yazılım haline geldi.
ERP benzeri iş yazılımlarının ilk günlerinde, yani 1970’lerde, yazılım, şirketin veri merkezlerindeki şirket içi ana bilgisayar bilgisayarlar üzerinde kullanılıyordu. 1990’larda, ERP satıcıları yazılımı, masaüstü cihazların merkezi bir sunucu ile iletişim kurduğu istemci-sunucu modeline taşımaya başladı. ERP artık daha fazla kullanıcı için daha uygun fiyatla erişilebilir hale geldi. ERP satıcıları istemci yazılımına ve Windows, bunun için Microsoft Windows benzeri kullanıcı arayüzleri ekledikçe, ana sistem günlerinin hantal karakter tabanlı kullanıcı arabirimlerinden kullanıcı kolaylığı gelişti.
1990’ların ortalarında, web’in popülerliği arttıkça, istemci-sunucu yapısındaki ERP ürünleri, sistemlerin kendileri kurumsal ağlar içinde kararlı bir şekilde çalışmaya devam ederken, artık web tarayıcısı benzeri arayüzlerle de kullanılabiliyordu.
1990’ların sonlarında bulut ERP’nin gelişi, ERP’nin kurulum ve kullanım biçimindeki bir sonraki temel değişim oldu. Bulut bilişim, şirketlerin ERP sistemlerini müşterilere, tedarikçilere ve iş ortaklarına açabilmesini ve onların verilerini de merkezi sistemde toplamasını mümkün hale getirdi. Ayrıca, web tarayıcıların çoğunu, yeni ERP sistemi için standart kullanıcı arayüzü haline getirdi.
Hizmet odaklı mimari, bulut üzerinde ERP modüllerinin kolayca eklenip çıkartılmasını ve şirketlerin ERP yapılarını kendine özel sistemlere dönüştürmesini sağladı. Sonuç, Gartner’ın “postmodern” ERP olarak adlandırdığı şey oldu. Artık tek bir satıcıdan alınan tek bir ERP sisteminin eski modeli gitti ve yerine, farklı satıcıların entegre uygulamaları geldi.
ERP sistemlerinin temel özellikleri
ERP yazılımlarını diğer iş uygulamalarından ayıran ana özellikler şunlardır:
- Kapsamlı entegre iş süreçleri
- Modülerlik
- Merkezi veritabanı
- Uygulamalar arasında görünüm ve yapı olarak tutarlılık
Çoğu ERP sistemi, her tür işletme için ortak, belirli temel iş süreçlerini özel modüller veya diğer modüllerin alt işlevleri ile yönetebiliyor. Örneğin ERP finans modülü, her şirket için uygun birçok finansal işlem ve hesabı işleme yeteneğine sahiptir. Temel muhasebe, faturalama, finansal analitik, tahmin ve raporlama gibi ana işlemleri otomatik hale getirebilir.
Yaygın olarak kullanılan diğer ERP modülleri ise aşağıdaki gibidir:
- İnsan sermayesi yönetimi (HCM)
- Sipariş yönetimi
- Satış yönetimi ve CRM
- Satın alma ve tedarik
Üretici ya da distribütör şirketler ise bunların yanında, özel yeteneklere sahip ek modüllere ihtiyaç duyar. En yaygın olanları şunlardır:
- MRP
- Envanter yönetimi
- Üretim yönetimi
- Tedarik zinciri yönetimi (SCM)
- Talep planlama
- Lojistik
Son yıllarda, ERP yazılımı üreten şirketler, ürünlerini BT endüstrisinin diğer sektörlerini de kapsayacak yeni teknolojilerle desteklediler. Bugün, gündemdeki ERP trendleri, ERP’yi daha etkileşimli, sezgisel ve “akıllı” hale getirmekle ilgili.
Örneğin sohbet robotları, eskiden insanlar tarafından gerçekleştirilen fatura işleme ve müşteri hizmetleri gibi ERP görevlerinin çoğunu üstleniyor. Yapay zeka, kalıpları tanımayı ve önerilerde bulunmayı “öğrenerek” ERP veri analizini geliştiriyor. Doğal dil işleme ise ERP’yi sesli bir kullanıcı arayüzüne konuşarak kontrol etmeyi mümkün kılıyor.
ERP sistemlerinin faydaları
ERP sistemleri, temelde bilgi paylaşımı ve standardizasyon kökenli pek çok avantaj sunar. ERP modülleri, verileri farklı veya bağlantısız sistemlere göre daha kolay paylaştığından, departmanlar arası iş süreçlerinin yönetilmesini kolaylaştırır. Ayrıca, gündelik işlemlerde IoT gibi daha yeni teknolojilerden veri alarak, ERP sistemlerine gelen verilerden daha iyi içgörü sağlayabilir.
Bunlara ek olarak, ERP yazılımı şunları yapar:
- Veri toplamayı otomatikleştirerek verimliliği artırır
- Giderek karmaşıklaşan iş süreçlerini yöneterek büyümeyi sağlar
- Daha iyi yasal uyumluluk sağlayarak riski azaltmaya yardımcı olur
- Geliştirilmiş veri paylaşımı ve iletişim yoluyla iş birliğini teşvik eder
- Tedarik zinciri yönetimini iyileştirir
Kurumsal kaynak planlamanın avantajları ve dezavantajları
ERP’nin büyüklüğü, sistemlerin birbirine bağlanabilirliği ve karmaşıklığı bir işletme için hem iyi hem kötü bir şey olabilir. ERP, iyi çalıştığında ve bir kuruluşun iş yapma yöntemleriyle uyumlu olduğunda, işlerin daha sorunsuz akmasını sağlar ve işletmelere yeni olanaklar sunar.
Ancak veri dağıtımı istendiği gibi olmadığında veya sistem çöktüğünde, ERP işleri durma noktasına getirebilir ve kullanıcıları işlemleri elle yapacak alternatifler aramaya zorlayabilir.
Diğer yandan, kötü tasarlanmış iş akışlarına ya da kötü bir arayüze sahip eski bir ERP sistemi, işleri işletmenin varlığını tehdit edecek noktaya getirebilir.
Ancak ERP’nin en büyük dezavantajı, sık sık davalara da yol açan, başarısız veya ciddi şekilde geciken bir uygulamaya dönüşme ihtimalidir. ERP uygulama hataları, genellikle haber manşetlerine taşınır. Bunların en meşhurlarından birisi, 1 milyar dolardan büyük bir proje olmasıyla haberleri süslemişti. Kozmetik üreticisi Revlon’un yatırımcıları, SAP’nin ERP yazılımını, uygulama sorunlarının üretim operasyonlarını aksattığı ve sevkiyatları geciktirdiği iddia ederek, 2018’de dava etmişlerdi.
Tüm bu olumsuzlukları saydık ama ERP’nin avantajları, genellikle dezavantajlarından ağır basar.
Avantajları
- ERP, süreçleri düzene sokarak işletmelerin uzun vadede tasarruf etmesini sağlayabilir
- BT, işçilik ve eğitim maliyetlerini düşürebilen birleşik bir sistem sağlar
- Satış, işletme sermayesi ve envanter gibi işletmenin kritik bölümlerinde daha fazla görünürlük sağlar
- Gelişmiş veri ve analitik yoluyla raporlama ve planlamayı kolaylaştırır
- Kullanıcı haklarının ayrıntılı denetimi ve standartlaştırılmış iş akışları aracılığıyla daha iyi uyumluluk ve güvenlik sunar
Dezavantajları
- ERP yazılımının dağıtımı ve bakımı pahalı olabilir
- Uygulanması genellikle zordur
- Önemli bir değişiklik yönetimi gerektirir
- ERP modülleri genellikle özel yazılımlardan daha az karmaşıktır ve kullanılmaz veya değiştirilmeleri gerekir
ERP satın almadan önce yapılacaklar
En iyi kurumsal kaynak planlama uygulamaları, kavramsal aşamadan uygulama sonrası desteğe ve nihayetinde sistemin yükseltilmesine veya değiştirilmesine kadar her büyük departmandan seçilen geçici ekipler tarafından denetlenen resmi bir süreci gerektirir. Proje yönetimi metodolojileri, araçları ve yazılımları, birkaç yıl sürebilecek ERP’ye geçiş sürecinin yönetilmesinde kritik önem taşır.
Bir şirketin ERP’ye geçişi, ERP kullanım örneklerini anlamakla başlar. Ardından paydaşların gereksinimleri ve istek listeleri oluşturulur. Bu gereksinim planlama aşaması, gereksinimleri karşılama olasılığı en yüksek olan ürünlerin kısa bir listesini oluşturmak için ERP yazılım tedarikçilerini araştırabilmeyi sağlar.
Daha sonra, satıcılar, yazılımlarının gerçek dünya koşullarında, bazen rekabetçi bir ortamda nasıl performans gösterdiğini göstermek için davet edilir. ERP seçim ekibi, satıcıyla bir sözleşme imzalamadan önce sınırlı bir pilot uygulama yapabilir.
Bir ERP sisteminden diğerine geçiş nasıl yapılır?
Bir ERP sisteminden diğerine geçiş durumunda ise, şirketler genellikle yeni ERP sistemini eskisine paralel olarak çalıştırır ve test ederek, planladıkları tarihi geçmeden önce düzgün çalıştığından emin olur. Veri geçişi, yeni sistemin iş süreçlerini minimum kesinti ile devralmasını sağlamak için gereken zamanın ve kaynakların çoğunu tüketir.
En iyi uygulamalar, sistem devreye alındığında bitmez. Şirketler yeni sistemin faydalarını ve özelliklerini önceden bildirmeli, ardından mevcut ve gelecek çalışanlar için bir eğitim süreci sürdürmelidir. Kapsamlı, etkili bir değişim yönetimi stratejisi, ERP uygulamasının başarısı ile başarısızlığı arasındaki fark olabilir.
Çok katmanlı ERP sistemleri
Kurumsal kaynak planlamada katmanlar iki anlama geliyor. Birincisi, gerçek bir yazılım mimarisini tanımladığı için, iki katmanlı ERP olarak anılan şey, genellikle şirket merkezindeki büyük, genellikle şirket içi eski bir ERP sistemini daha küçük, daha ucuz ve genellikle SaaS tipi bir ERP ile eşleştirmeyi içeren bir stratejidir. İki katman, özellikle muhasebe, finans ve HCM gibi şirket çapındaki diğer süreçler için entegre edilmiştir ve farklı satıcıların ürünleri bir arada kullanılabilir.
İki katmanlı ERP, uzak ofislerin yerel ihtiyaçlarını karşılamak için daha fazla kontrol, esneklik ve çeviklik sağlarken, ERP’yi daha fazla konuma genişletmek için de iyi bir strateji olabilir.
Katmanın ikinci kullanımı ise ERP yazılımını ve satıcıları boyuta göre sınıflandırmanın bir yoludur. Birinci katmandaki ERP ürünleri, büyük üreticileri içerir. Bu grubu genellikle SAP, Oracle, Microsoft ve Infor gibi şirketler oluşturur. Kabaca gelirle ölçülen sıralamada 2. kademe satıcılar ise hem büyük şirketler hem de KOBİ’ler için sistemler satarlar. Üçüncü katman satıcılar ise en küçük olanlardır ve genellikle niş endüstriler için ERP yazılımları satarlar.
ERP yazılımı şirketleri
SAP, Gartner’ın 2018 küresel ERP pazar raporunda% 22 pazar payı ile satıcılar listesinin başında yer alırken, onu Oracle (%11), Workday (%7), Sage Intacct (%6), Infor (%5) ve Microsoft (4%) izledi. SaaS tabanlı Workday dışında, pazar liderlerinin tümü ERP yolculuğuna şirket içi ERP yazılımları hazırlayarak başladı, ancak şimdi hem bulut hem de şirket içi çeşitli ERP çözümleri bolca mevcut.
Diğer önde gelen karma platform satıcıları arasında Epicor Software, IFS, QAD ve SYSPRO yer alıyor. Sadece SaaS ERP yazılımı satıcıları listesinde ise başı Acumatica, Kenandy, NetSuite ve Plex Systems çekiyor.
ERP’de satış sonrası destek
ERP satıcıları veya onların destek ortakları, genellikle ek bir ücret karşılığında sözleşmeli teknik destek hizmetleri sunar. ERP hizmeti alanlar için henellikle telefon, e-posta veya çevrimiçi olarak ulaşılabilen bir yardım masası halihazırda bulunur; SSS’ler, kullanım kılavuzları ve diğer belgeleri içeren özel bir müşteri web portalı ve tartışma forumlarına erişim sağlanır. Yerinde destek hizmeti ise uygulama yardımı, sorun giderme ve eğitim gibi işlevleri sunar. ERP sisteminin diğer sistemlerle özelleştirilmesi, genişletilmesi veya entegre edilmesi gerekiyorsa, yazılım geliştirme de bu desteğin önemli bir parçası olabilir.
Çoğu şirket, kendi ERP destek personelini kurar. Daha büyük şirketlerde, ERP sistemini çalışır durumda tutacak, kullanıcıları eğitecek ve ERP satıcısı, sistem entegratörü veya hizmet sağlayıcısı ile iletişim kuracak bir ekip yer alabilir. Bu gereksinim dolayısıyla, ERP yöneticisi, BT dünyasında yaygın bir unvandır.
Bulut ERP’nin artan popülaritesi, eskiden çoğunlukla ERP sisteminin bakımına odaklanan ERP destek ekiplerinin yapısında büyük değişiklikler getirdi. Artık ERP yöneticileri, SaaS iş uygulamalarının yetenekleri hakkında bilgi sahibi olmalı, bunları bir ERP sisteminde nasıl bir araya getireceklerini anlamalı ve müşterilerin ve diğer harici kullanıcıların ihtiyaçlarını da bilmeliler.
Şirket içi ERP, bulut ERP ve hibrit ERP karşılaştırması
ERP nedir sorusu sorulduğunda anlatılan, farklı modüllerin kullanıldığı sistemleri tarif ediyor, ancak bugün teknolojinin ulaşım ve kullanım biçimleri, ERP’nin yapısı konusunda büyük değişikliklere sebep oldu. Gelin ERP tiplerinin farkları neler, inceleyelim.
Çoğu durumda, bulut ERP, şirket içi ERP’nin BT altyapısını gerektirmez. Bir bulut kurumsal kaynak planlama yazılımı, işte bu nedenle, satın alma, dağıtım ve bakım maliyetleri açısından çok daha ucuza gelebilir.
Bulut bilgi işlem kaynaklarının esnekliği sayesinde, ihtiyaçlar dalgalandıkça bulut ERP’nin ölçeklendirilmesi daha kolay olabilir ve otomatik yükseltmeler, yeni teknolojileri genellikle güçlük çekmeden daha hızlı sunar.
Bununla birlikte, tüm bulut ERP dağıtım seçenekleri aynı değildir ve kurumsal kaynak planlama yazılımı satıcıları genellikle terminolojiyi kendi çıkarlarına göre uydurur. Özel bulut ve barındırılan ERP, tipik olarak aynı şirket içi yazılımın dışarıdan bir sağlayıcının veri merkezlerinde çalıştırılmasını içerir. Ancak bunlar, paylaşılan altyapıdan ölçek ekonomileri ve isteğe bağlı kullanım ve fiyatlandırma gibi bazı gerçek bulut bilişim özelliklerine sahip olabilirler. Bazı şirketler kendi özel bulut altyapılarına sahiptir ve bunu kullanırlar.
ERP’nin ilk bulut sürümleri, şirket içi sürümlere göre daha az modül ve beceriye sahipti, ancak son yıllarda birbirlerini yakaladılar. Bir tür bulut ERP’si olan çok kiracılı (multi tenant) SaaS ERP, genellikle daha az modül ve özellik ile kullanılır. Birden çok kullanıcı, yazılımın aynı kopyasını paylaşır, bu da onu birçok şirket içi ERP’den daha ucuz, daha basit ve daha standart hale getirir.
Genellikle peşin ödenen, pahalı, uzun vadeli bir lisans gerektiren şirket içi ERP’nin aksine, SaaS genellikle aylık, kullanıcı başına aboneliklerle satılır. Ancak, bulut ERP ile şirket içi ERP arasındaki farklar o kadar net değildir, çünkü bazı satıcılar bu ikisinin özelliklerini birleştirir.
SaaS ERP genellikle özelleştirilemez; bu, genellikle önemli ölçüde zaman ve para harcadıkları bir şirket içi ERP sisteminin özel özelliklerine ve entegrasyonlarına ihtiyaç duyan şirketler için büyük bir dezavantajdır. Sonuç olarak, şirket içi ve bulut ERP modüllerini ve ilgili uygulamaları birleştiren hibrit ERP, bilinen eski bir sistemin güvenliğini kaybetmeden SaaS’ın bazı teknolojik avantajlarından yararlanmanın giderek daha popüler bir yoludur. Bununla birlikte, göz korkutucu entegrasyon zorlukları ortaya çıkarmaktadır.
Şirket içi, bulut ve hibrit ERP arasında doğru dengeyi bulmanın ve birlikte iyi çalışan uygulamaları birleştirmenin zorluklarının, içinde olduğumuz 2020’lerde ERP uygulamalarını baştan tanımlaması bekleniyor.
ERP’nin önemi
ERP’nin küresel ekonomi üzerinde olumlu bir etkisi vardır. Bireysel şirketlerden gelen istatiksel kanıtlar aslında kağıt tabanlı işlemlerin bilgisayarlaştırılmasının olağan faydalarından kaynaklanır.
Ticari işlemleri ve kayıtları dijitalleştirmek genellikle onları hızlandırır ve daha doğru ve güvenilir hale getirir. Bu gerçek zamanlı veya gerçek zamanlıya yakın biçimde, bilgilerin bir ağ üzerinden paylaşılmasına, departmanlarda çalışanların daha iyi kararlar almasına, faaliyetlerini koordine etmesine, daha etkili bir şekilde iş birliği yapmasına ve iletişimsizliğin neden olduğu önlenebilir hataları en aza indirmesine yardımcı olur. Ayrıca işletmelerin değişen koşullara daha hızlı yanıt vermesine yardımcı olur.
ERP kanallarını dış dünyaya açmak için internetten yararlanmak, müşterilerin isteklerini bir şirketin, tedarikçilerinin ve ortaklarının ürün ve hizmetleri geliştirmek ve sunmak için gerçekleştirdiği eylemlere daha yakından bağlayarak arz ve talebi uyumlu hale getirmeye de yardımcı olur.
İş dünyasının neredeyse her köşesinde devam eden ve büyük ölçüde ERP’nin sağladığı bu “dijital dönüşüm”, mobil e-ticaret gibi yeni kolaylıkları da mümkün kıldı. Ayrıca, küresel üretimi, tedarik zinciri analitiğini ve endüstriyel IoT’yi etkinleştirerek veya en azından destekleyerek dünya ekonomisine entegre etmeye yardımcı oldu.
ERP’ye olan talep, tarihinin başından beri olan istikrarlı büyümesini sürdürüyor. Çoğu araştırma şirketi, ERP gelirinin son on yılda ikiye katlandığını belirtiyor. Gartner’a göre bu pazar, 2018’de 35 milyar dolar büyüklüğe ulaştı.
Bu rehberimizde ERP nedir, kurumsal kaynak planlama nasıl çalışır, bileşenleri, ERP’nin tarihi, kurumsal kaynak planlamanın avantajları ve dezavantajları, önemi, yazılım şirketleri gibi başlıkları inceledik. Yakında ERP hakkında daha detaylı rehberler de hazırlayacağız.
