E-posta kutunuzda boğuluyor musunuz? Yapay zeka (AI) size yardımcı olabilir.
Birçok kişi e-postalarını düzenlemek için takma adlar ve filtreler kullanır. Ancak yapay zeka istemleri, daha az emek yoğun bir alternatif sunuyor. Bu makalede, yapay zeka sohbet robotlarının (chatbot) e-posta yönetimini nasıl kolaylaştırabileceği ele alınıyor.
Gmail’de Gemini, Gmail entegrasyonu olan Claude ve Outlook’ta Copilot gibi yapay zeka sohbet robotları (chatbot), e-posta yönetimine yardımcı olabilir. Uzun e-posta dizileri ve birden fazla konu başlığına yayılmış parçalı konuşmalar, önemli mesajların kaçırılmasına neden olabiliyor.
Gemini, tek tek e-postaları veya tüm dizileri özetleyebilir. Bu özetleme işlemi gönderenleri, zaman dilimlerini belirleyebilir ve yapılacak işleri çıkarabilir. Kullanıcılar Gemini aracılığıyla günün e-postalarına genel bir bakış isteyebilir, isteğe bağlı olarak iş veya kişisel olarak kategorilere ayırabilir ve reklam mesajlarını filtreleyebilir.
Bulanık bir şekilde içeriğini hatırladığı bir yönetici isteği veya bir ürün anahtarı gibi belirli e-postaları bulmak istediğinizde Gemini size yardımcı olabilir. Yapay zeka güdümlü e-posta yönetimi esnektir. Kullanıcılar doğal dilde veya belirli ayrıntılarla istemler oluşturabilir ve reklamları silmek veya yanıtları önceliklendirmek için yapay zekayı kullanabilir.
1. Yapay zeka ile e-posta özetleri oluşturma
Aynı konu hakkında uzun süredir tartışıyorsanız, e-posta dizileri bunaltıcı derecede uzun hale gelebilir. Daha da kötüsü, aynı konu hakkında birden fazla başlık altında veya birden fazla kişiye bir sürü e-posta göndermektir. Bu, bir şeye yanıt vermeyi veya konuşmanın aslında önemli olan bir bölümünü unutmayı inanılmaz derecede kolaylaştırır.
Neyse ki, yapay zeka sizin için e-postaları özetleyebilir. Sağ üst köşedeki Gemini simgesini tıklayın ve tek tek e-postaları veya daha büyük dizileri özetlemesini isteyin. Bu, “Ted’in e-postasını özetle” kadar doğrudan olabilir veya Gemini’ye daha doğal bir dille istemde bulunabilirsiniz. Ayrıca, Gemini belirli kişilerden (veya kişilere) gelen veya belirli bir zaman dilimi içinde olan e-postaları da ekleyebilir. Örneğin, yöneticinizle olan bir konuşmayı özetlemesini ve önemli yapılacak işleri çıkarmasını Gemini’den isteyebilirsiniz. Yapay zekaya güvenmek, uzun e-posta zincirlerini kendiniz gözden geçirmekten daha kolay olabilir.
2. Yapay zekadan e-posta genel görünümü istemek
Hiç bir e-postayı açıp daha sonra yanıtlamak (veya ilgili bir şey yapmak) için zihinsel bir not aldınız mı, ancak daha sonra geldiğinde bununla ilgili hiçbir şey hatırlamadınız mı? Eğer öyleyse, özellikle bir iş gününün sonuna doğru Gemini ile kullanmayı sevdiğim küçük bir numara, Gemini simgesini tıklamak ve günün e-postalarına genel bir bakış istemektir. İstek, “Bana bugünün e-postasına genel bir bakış ver” kadar doğrudan olabilir. Veya “Bana bugünün e-postasına genel bir bakış ver ve bunu ayrı bölümlere ayır, bir iş kategorisi eklediğinden emin ol” gibi belirli talimatlar ekleyebilirsiniz. Her iki istek de bana günün aktivitesine kuşbakışı bir görünüm verir ve hayati bir şeyi kaçırmamamı sağlar.
Her gün çok sayıda önemli e-posta almasanız bile, açmaya değer bir şeyi hızla görmek için herhangi bir reklam veya pazarlama e-postası olmadan bir genel bakış isteyebilirsiniz. Ayrıca, Gemini’den genel bakışını kişisel veya iş gibi belirli bölümlerle veya belirli bir kişiden gelen e-postaları vurgulayarak istediğiniz şekilde biçimlendirmesini de isteyebilirsiniz.
3. E-postaları kolayca bulma
Benim gibiyseniz, bazen aramaya başlamak için iyi bir yolunuz olmadan bir e-posta bulmanız gerekir. Belki genel olarak ne hakkında olduğunu hatırlıyorsunuz veya belki de aradığınız şeyle bağlantılı diğer e-postalar denizinde kaybolmuştur. Bu durumlarda, sadece Gemini simgesine tıklayın, ne aradığınızı açıklayın ve Gemini’den sizin için bulmasını isteyin.
Bu, her zaman e-posta aldığınız birinden belirli bir yorum arıyorsanız veya yıllar önce bir e-postada satın aldığınız bir uygulama için bir ürün anahtarınız olduğunu düşünüyorsanız bir cankurtaran olabilir. Unutmak istemediğiniz ancak düzenli erişime ihtiyaç duymadığınız bilgileri saklamanın hızlı bir yolu olarak kendinize bir e-posta gönderme eğilimindeyseniz, yapay zeka aradığınızı neredeyse anında bulabilir. Sadece Gemini’den “Yöneticimin önceki e-postasında benden ne yapmamı istediğini söyle” veya daha basit bir şekilde “Ted’in benden ne yapmamı istediğini bana hatırlat” şeklinde bir istekte bulunun.
Yapay zekayı size mantıklı gelen şekilde kullanın
Gelen kutusunu düzenlemenin geleneksel yollarının aksine, yapay zekayı kullanmak belirli bir ayarı bir değerden diğerine değiştirmek anlamına gelmez: Bu çok daha organik bir süreçtir. Bu nedenle, kalıpların dışında düşünmekten korkmayın. Bu aynı zamanda gönderdiğiniz isteklerde çok fazla esnekliğe sahip olduğunuz anlamına da gelir: doğal dil kullanmaktan veya özel isteklerde bulunmaktan çekinmeyin. Belki de e-postanızdaki tüm reklamları kolayca silmek için yapay zekayı kullanmak size mantıklı geliyor veya belki de hangi e-postalara önce yanıt vermeniz gerektiğini anlamanıza yardımcı olmak için yapay zekayı kullanmak size daha uygun geliyor. Burada yanlış cevap yok.
