İş süreçlerini hızlandırmak için kullanılan ve son yıllarda sıklıkla karşımıza çıkan iş süreci otomasyonu (BPA) nedir, BPA’nın faydaları, iş süreci otomasyonu projesine başlamadan önce yapılması ve bilinmesi gerekenler, hangi iş süreçleri otomatikleştirilebilir, BPA örnekleri, BPA araçları ve yazılımları hangi noktada, bu rehberde yer verdik.
İş süreci otomasyonu (BPA) nedir?
İş süreci otomasyonu (BPA – Business Process Automation), minimum insan müdahalesi ile iş süreçlerini tamamlamak için teknolojinin kullanılmasıdır. Bir iş süreci, bir ürünü müşteriye teslim etmek veya yeni bir çalışanı işe almak gibi belirli bir organizasyonel hedefi gerçekleştirmek için kullanılan bir faaliyet veya faaliyetler kümesidir.
Bir iş süreci, genellikle bir eylemle başlar. Örneğin, bir çalışan gider raporunun doldurulması durumunda, dosyalanan rapor, çalışana geri ödeme yapılmanın için önceden tanımlanmış bir dizi iş akışı adımını tetikler. BPA’nın amacı sadece elle yapılan işleri otomasyona aktarmak değil, aynı zamanda süreci oluşturan iş akışı adımlarını basitleştirmek ve iyileştirmektir. Bir iş süreci otomatikleştirildiğinde, mevcut iş akışındaki e-posta zincirleri ve belge aktarımları gibi zaman alan adımlar ortadan kaldırılabilir.
İş süreci otomasyonunun faydaları
İş süreci otomasyonu, verimliliği ve standardizasyonu artırır. Bu da, daha fazla üretkenlik, daha düşük maliyetler, daha yüksek gelirler ve daha iyi müşteri hizmeti dahil olmak üzere birçok iş avantajı sağlar.
İnsanları makinelerin daha iyi gerçekleştirebildiği, tekrarlı görevlerden kurtarmak, süreçteki adımların iyi tanımlanması, yorumların azalması ve istisnaların (insan müdahalesinin gerekli olduğu durumlar) ele alınması koşuluyla, BPA zamandan tasarruf sağlar ve hata oranlarını düşürür. Zamanında çözüm için süreç otomasyon sistemi tarafından doğru kişiler belirlenir ve ufak, el oyalayan işlerin de otomasyonu sağlanarak, çalışanların daha yüksek değerli işlere odaklanmalarını da sağlar.
Otomasyon yoluyla bir iş sürecini merkezileştirerek, işletmelere iş akışlarında da şeffaflık sağlar. Şirketlere, görev incelemelerinden onay sürecine kadar süreç faaliyetlerinin durumuna görünürlük sağlayan, tüm süreç adımlarını tek bir gösterge panosunda görme yeteneği sağlayan BPA yazılımları bulunur. Bu otomasyonlar, yasal düzenlemelere uyulmasını sağlayacak değişiklikleri de otomatikleştirerek kolaylaştırabilir.
BPA, günümüz işletmelerinin ‘dijital işletme’ olma arayışında giderek daha önemli hale geliyor. Dijital dönüşüm, teknik açıdan ele alındığında, genellikle bilginin bilgisayarda okunabilir biçimlere yani dijitale dönüştürülmesiyle başlayan ve daha sonra işletme genelinde otomasyonun bir parçası haline gelen süreç otomasyonuna büyük ölçüde bağlıdır.
- RPA nedir: Robotik süreç otomasyonu hakkında bilmeniz gereken her şey
- Hizmet Olarak Yapay Zeka (AIaaS) nedir?
İş süreci otomasyonu yapmadan önce bilinmesi gerekenler
Bir BPA projesine başlamadan önce, mevcut sürecin nasıl işlediğini, neden otomasyon gerektiğini ve değişikliklerin nasıl yapılacağını anlamak çok önemlidir. İşte bazı gerekli ilk adımlar:
Otomasyon konusundaki ihtiyacı netleştirin
İş süreci otomasyonu, işin yapılma şeklini değiştirir, bu nedenle kilit paydaşların katılımını gerektirir. Otomasyonun kapsamı, bir BPA çalışması için gerekli olan yönetici bağlılığı seviyesini belirleyecektir. Otomasyonun işlerini ortadan kaldıracağından korkan çalışanların da döngü içinde tutulması gerekir. BPA projesi, ister basılı bir formu elektronik formata dönüştürmek ve uygun kişileri yönlendirmek kadar basit olsun, ister yeni bir iş modelini desteklemek için tasarlanmış dönüştürücü bir otomasyon çalışması olsun, bundan etkilenecek çalışanların yeni iş akışı konusunda eğitilmesi ve yeni süreci iyi bir şekilde anlaması gerekir.
Otomasyona katkı sağlayacak süreçleri analiz edin
Nereden başladığınızı bilmiyorsanız, olmak istediğiniz yere varmanız zordur. Bir otomasyon aracını konuşlandırmadan önce, mevcut sürecin neleri içerdiğini bilmek çok önemlidir. Bununla birlikte, mevcut iş süreçlerini ve bunları yöneten iş kurallarını anlamak birçok kuruluş için kolay olmayacaktır.
Şirketler BPA projelerinden en büyük getiriyi, genellikle karmaşık, iş açısından kritik süreçleri ve olay yönetimi senaryolarını otomatikleştirerek elde eder. Ancak çoğu uzman, otomasyon konusunda sınırlı deneyime sahip şirketlere, her adımın net ve iyi bilindiği satın alma siparişleri gibi tekrar eden, kurallara dayalı görevlere odaklanarak başlamalarını tavsiye ediyorlar.
Sürecin hangi adımları iyileştirilebilir veya ortadan kaldırılabilir, belirleyin
Önce nerede geliştirilebileceğini veya nasıl değişmesi gerektiğini incelemeden mevcut bir süreci otomatikleştirmek, mevcut kusurları artırır ve hatta hızlandırır. BPA uzmanları, mevcut bir sürecin nasıl daha etkili olabileceğini analiz etmeden ve kilit paydaşların girdisi olmadan otomatikleştirilmemesi gerektiğine inanıyor.
- Makine öğrenimi (Machine Learning) hakkında her şey
- Günümüzde kullandığımız en güçlü yapay zeka örnekleri
BPA örnekleri:Hangi iş süreçleri otomatikleştirilebilir?
Otomatikleştirilebilen iş süreçleri, yönetim, operasyonlar ve tedarik zincirinden insan kaynakları ve bilgi teknolojisine kadar işin birçok alanında kendini gösterir. Genel olarak, yüksek hacimli, tekrar eden, zamana duyarlı, birden fazla kişiyi içeren ve uyumluluk ve denetim gerektiren görevler, otomasyon için iyi adaylardır. Aşağıda en iyi BPA örneklerini bulabilirsiniz:
İşe yeni çalışan alma
Yeni bir çalışanı şirkete ve süreçlere entegre etmek, çalışan formlarını doldurmaktan oryantasyon eğitimi planlamaya, vergi belgelerini doldurmaktan giriş kartı oluşturmaya kadar pek çok basit, ancak titiz görevi içeren önemli bir iş sürecidir. Süreci otomatikleştirmek, evrak işlerinin çoğunu ortadan kaldırır, tüm adımların hızlı tamamlanmasını sağlar ve ilgili yöneticileri ve çalışanları otomatik bilgilendirir.
Bilgi işlem yardım masası desteği
Şirket içinde gelen BT çağrılarının hacmi, genellikle BT personelinin bunları idare etme kapasitesini aşar. Otomasyon yazılımı, gelen çağrıları ve talepleri analiz edebilir, sınıflandırabilir ve ilgili destek personeline yönlendirebilir. Diğer temel görevlerin yanı sıra müşterilere hizmet güncellemeleri sağlamak ve BT çalışanlarını uyumluluk nedenleriyle acil ilgilenilmesi gereken sorunlar konusunda uyarmak, yaygın kullanıcı sorunlarını tahmin etmek, yönetmek ve çözmek için yapay zeka içeren gelişmiş otomatik yardım masası araçları kullanılabilir.
Pazarlama otomasyonu
Pazarlama otomasyonu yazılımları, şirketlerin satış fırsatları oluşturmak için e-posta, web siteleri, sosyal medya ve SMS dahil olmak üzere birçok kanalda, genelde otomatik pazarlama mesajlarıyla müşterileri hedeflemesine olanak tanır. Teknoloji, müşteri ilişkileri yönetimi veya CRM’nin bir bölümüdür ve genellikle pazarlama departmanları tarafından tekrarlayan görevleri personel iş akışlarından kaldırmanın ve genel pazarlama verimliliğini artırmanın bir yolu olarak kullanılır.
İş süreci otomasyonu (BPA) araçları ve yazılımları ne yapar?
BPA, çok sayıda yerleşik ve hızla gelişen iş otomasyon teknolojilerini kapsar. Sınırlı kodlama deneyimi olan iş kullanıcılarına yönelik iş akışı araçlarını, insanların dijital sistemlerle kullanıcı arayüzü üzerinden nasıl etkileşim kurduğunu taklit eden yazılım robotları oluşturan robotik süreç otomasyonu (RPA) ve zaman içinde gelişen otomasyon modellerini eğitmek için makine öğrenimini ve diğer yapay zeka araçlarını kullanan yeni ortaya çıkan akıllı otomasyon (IA) disiplinini de içerir.
Nispeten yeni bir terim olan dijital süreç otomasyonu (DPA), şirketler iş süreci otomasyon stratejilerini daha büyük dijital dönüşüme bağladıkça ilgi topluyor. Ek olarak, Pegasystems bazı BPM yazılım üreticileri RPA, AI ve kodsuz / düşük kod yeteneklerini sistemlerine ekledikçe, iş süreci yönetimi yazılımları (BPMS) da gelişiyor.
Forrester Research, BPM yazılımının evrimini yansıtmak için BPM terimi yerine “DPA-deep” ve “DPA-wide” kullanmaya başladı.
