BPMS olarak kısaltılan iş süreçleri yönetim yazılımı nedir, neden kullanılır, özellikleri nelerdir, BPMS’in faydaları, kullanılan iş süreçleri örnekleri gibi konular hakkında temel bilgiler için yazımızı okumaya devam edin.
BPMS nedir?
İş süreçleri yönetim yazılımı (BPMS), şirketlerin, tamamlandığında bir organizasyonel hedefe ulaşan bir dizi faaliyet ve görevi tasarlamasına, modellemesine, yürütmesine, otomatikleştirmesine ve iyileştirmesine yardımcı olur. İnsanlar ve ekipman tarafından yapılabilen ve genellikle iş departmanlarını kapsayan bu faaliyetler ve görevler, birlikte ele alındığında, bir iş süreci olarak bilinen şeyi oluşturur. BPMS, iş süreçlerini uçtan uca iyileştirmeyi amaçlayan bir disiplin olan iş süreçleri yönetimini (BPM) destekleyen bir teknoloji ürünüdür.
- DevOps nedir, ne işe yarar ve neleri kapsar?
- Yapay Zeka nedir, türleri, tarihi ve uygulamaları
- RPA nedir: Bilmeniz gereken her şey
İş süreçleri yönetim yazılımı ne işe yarar?
Bazen bir iş süreçleri yönetim paketi olarak da adlandırılan BPMS, aşağıdakileri içerir.
- İş süreçlerini yönlendiren görevlerin keşfi, temsili ve analizi için süreç madenciliği araçları
- Bir iş sürecini tamamlayan görevlerin akışını otomatikleştirmek için iş akışı motorları
- Son kullanıcıların bir programcıdan yardım istemeye gerek kalmadan iş kurallarını değiştirmesine olanak tanıyan iş kuralları motorları (BRE)
- Önceden kodlamaya gerek kalmadan süreçlerin nasıl davrandığını gözlemlemek için simülasyon ve test araçları
Son dönemde süreç otomasyonunu daha dinamik ve veri odaklı hale getirmek için Gartner, kısaltmanın başına intelligent manasında “i” ekledi ve iBPMS (intelligent business process management software) kavramını ortaya attı. Buna göre, gerçek zamanlı analitik, karmaşık etkinlik işleme (CEP), iş etkinliği izleme (BAM) ve yapay zeka (AI) gibi teknolojiler de devreye girdi. iBPMS’ler ayrıca gelişmiş mobil, sosyal ve iş birliği özellikleri taşırlar.
Modern BPMS’nin düşük kodlu ya da kodsuz (LCNC) teknolojisinin artan kullanımı, işletmelerin iş süreçlerini optimize etmek için artık yalnızca profesyonel kodlayıcılara güvenmediği anlamına gelir. İş analistleri ve hatta iş kullanıcıları, BPMS kullanarak iş süreçlerini iyileştirmek ve dönüştürmek için süreç geliştiriciler ve BT ile birlikte çalışabilir.
BPM neden kullanılır?
BPM, işletmelerin süreçler tarafından yönetildiğini ve etkili bir sürecin parçalarının toplamından daha fazlası olduğunu varsayar. Yani, belirli bir iş biriminin veya organizasyonun hedeflerini karşılamak için optimize edilmiş bireysel görevler yine de genel iş sürecinin amacının altını çizebilir.
İş süreçleri yönetiminin amaçlarından biri, iş akışı yönetimi ve diğer taktik kararlar yoluyla operasyonel verimlilik elde etmeye çalışan organizasyonel liderleri desteklemenin yanı sıra, genel süreci amacına ulaşmada daha etkili hale getirmektir.
BPM tek seferlik bir çalışma değildir. Bunun yerine, sürece dahil olan kişilerin iş rolleri ve sorumluluklarının devam eden netleştirilmesi dahil olmak üzere, iş süreçlerinin sürekli oluşturulması, analizi ve iyileştirilmesi için bir çerçeve sağlar.
BPM, doğru uygulandığında, bir şirketin pazar eğilimlerine, tehditlerine ve fırsatlarına yanıt verme yeteneğini geliştirir.
BPM üç sonuca ulaşmak için uçtan uca iş süreçlerine odaklanır, bunlar şöyledir:
- Stratejik hedef konusunda netlik
- İşletmenin kaynaklarına hizalanma
- Günlük operasyonlarda artan disiplin
İş süreçleri yönetim (BPM) programının faydaları
Başarılı bir BPM programının faydaları arasında şunlar yer almaktadır:
- Pazara sunma süresini kısaltmak
- Maliyeti, üretkenliği ve kaliteyi artırmak
- Müşteri hizmet seviyesini ve memnuniyetini iyileştirmek
- İş süreçlerini basitleştirmek
- Riskleri yönetmek ve uyumluluk düzenlemelerine uymak
- Yeni süreç tasarımlarını daha hızlı gerçekleştirmek
- Maliyetleri azaltmak ve gelirleri artırmak
BPMS uygulamasının faydaları
BPMS araçları, yukarıda açıklanan BPM amaçları ve faydalarını etkinleştiren ve otomatikleştiren bir çalışma ortamını oluşturur. Bu araçlar, departmanlar arasında ve hatta harici ortaklarla iş süreci değişikliği ve iyileştirmeyi koordine ederek şirketlerin iş stratejilerini uygulamalarına yardımcı olur. Kurumsal kaynak planlaması (ERP) ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) gibi kurumsal sistemler ve uygulamalar arasında entegrasyonu sağlarlar.
BPMS araçları, şirketlerin iş sürecinin hangi departmanlarındaki işlerin otomatikleştirilebileceğini ve / veya değiştirilebileceğini belirlemelerine yardımcı olmak için veri toplar ve analitik uygular. Veriye dayalı yaklaşım, iş liderlerini stratejik hedefleri destekleyen iş süreci kararları alma konusunda güçlendirir.
Doğru bir şekilde konumlandırılan BPMS araçları, elle yapılan görevleri otomatikleştirerek, darboğazları ortadan kaldırır ve işlerinin daha büyük bir sürece nasıl uyduğu konusunda daha fazla görünürlük sağlayarak, çalışanların üretkenliğini ve moralini de artırır.
BPMS, şirketlerin dijital dönüşüm girişimlerini gerçekleştirmelerine yardımcı olan teknolojilerden biri olarak kabul edilir.
İş süreçleri yönetim yazılımlarının özellikleri
BPMS paketlerinde bulunan standart özellikler, süreçleri ve web uygulamalarını modellemek için bir süreç motoru içerir; diğer özelliklerinin başında ise akıllı süreç değişikliklerini etkinleştirmek için veri toplama ve iş analitiği, dosyaları güvenli bir şekilde depolamak için içerik yönetim sistemi (CMS), sosyal iş birliği yazılımı gibi araçlar ve bulut ile şirket içi sistemlere dağıtım gelir.
Satıcılar müşterilerinin hem karmaşık hem de basit süreçleri hızlı bir şekilde otomatikleştirme, gerçek zamanlı değişiklikler yapma ve robotik süreç otomasyonu (RPA) gibi gelişmekte olan teknolojileri kullanma ihtiyacına yanıt vermek için çabaladıkça BPMS ürünlerinin özellik grupları gelişmektedir. Rekabet avantajı elde etmek için yapay zeka da devreye girmeye başlamıştır.
Modern BPMS ürünleri, karmaşık, uzun süredir devam eden iş süreçlerini idare edebilmenin ve gelişen teknolojileri bir araya getirmenin yanı sıra, profesyonel geliştiriciler ve iş kullanıcıları tarafından iş süreçlerini optimize etmek için kullanılabilen LCNC geliştirme platformlarına da sahiptir.
Gelişen BPM pazarındaki üreticiler arasında Appian, Bizagi, IBM, K2, OpenText, Oracle, Pegasystems ve Tibco Software yer almaktadır.
BPMS’de kullanılan iş süreçleri
İş süreçleri, departman sınırlarını kapsar, birden fazla teknolojiye dayanır, uyumluluk gereksinimleri ve düzenlemelerine bağlıdır, uzun süredir devam etmektedir ve BPMS’den sık sık değişiklik yapma eğilimindedir. BPMS sistemleri tarafından geliştirilebilecek iş süreçlerinin örnekleri ise şöyledir:
- Hesap yönetimi
- Bütçe takibi ve yönetimi
- Hasar yönetimi
- Uyum yönetimi
- Müşteri siparişleri
- İşe alma
- Envanter yönetimi
- Fatura işleme
- Performans takibi
- Proje takibi
- İş akışı izleme
