Süreç Otomasyonu (Process Automation) nedir, şirketler için önemi ve faydaları nelerdir bu yazımızda açıklıyoruz.
Halihazırda birçok şirket, bazı durumlarda ters etki yaratan ve çeşitli zorluklara neden olan manuel süreçleri kullanmaya devam ediyor. Bunlar genellikle daha yavaş süreçlerdir, belgeler kaybolma eğilimindedir, süreçler çok verimli değildir ve fazla kontrol yoktur.
Bir şirketin muhasebesi durumunda, finans departmanındaki borç hesabı süreci, otomasyon yoluyla verimlilikte büyük değişikliklerin ve iyileştirmelerin gerçekleştirilebileceği mükemmel bir örnektir.
Süreç otomasyonunun önemi
Her şeyden önce, şirkette muhasebe süreçlerinin otomatikleştirilmesinin önemi, departmanda Dijital Dönüşümün uygulanmasına ve ekibin zamanını kolaylaştıracak ve optimize edecek yeni teknolojilere sahip olmasına dayanmaktadır.
Buna ek olarak, muhasebe departmanı manuel süreçlere kıyasla çeşitli sorunları sürekli olarak rapor eder, her belgeyi işlemenin yüksek maliyetleri, görünürlük eksikliği, belge kaybı, ödeme hataları, izlenebilirlik eksikliği, belge sahteciliği, kontrol eksikliği gibi sorunlar söz konusu olabilir.
Belirli rakamlara bakalım:
Bir kağıt faturanın manuel olarak işlenme maliyeti 9,4 doları ile 20,8 dolar arasında değişir ve arşivleme maliyeti 3,25 dolar olarak tahmin edilir. Herhangi bir hata çok pahalıdır! Rapora göre, yanlış dosyalanmış veya kayıp bir fatura, şirkete onu aramak için 100 dolara ve yeniden üretilmesi gerekiyorsa daha da yüksek bir maliyete neden oluyor. Buna ek olarak, ölçülmesi daha zor olan ancak mevcut olduğunu bildiğimiz ve bu süreci daha da karmaşık hale getiren başka tür dolaylı maliyetler de vardır.
2020’nin başında yaşadığımız kısıtlamaların ardından, şirketler daha büyük belirsizlik ortamında ve faaliyetleri hakkında çok az bilginin olduğu bir ortamda ilerleme ihtiyacıyla karşı karşıya kaldılar. Kontrolü yeniden ele almak için, şirketin geleceğini garanti altına almaya ve öngörülemeyen herhangi bir olayla yüzleşmeye hazırlıklı olmaya odaklandı. Bu, manuel süreçlerin güncelliğini yitirdiğini ve bugün muhasebe departmanı için mevcut olan diğerlerinin yanı sıra görünürlük, verimlilik ve çeviklik ihtiyaçlarına uyum sağlamadığını gösterdi.
Firmalarda otomasyon teknolojisini benimseme ve böylelikle daha iyi hizmet sunma, çabaları daha önemli görevlere yönlendirme ve rekabet avantajı elde etme zamanının içindeyiz.
Otomatikleştirilmiş bir borç hesabı işleminin faydaları nelerdir?
- Şirkette daha fazla üretkenlik: Borç hesaplarının otomatikleştirilmesi, sürecin sabit maliyetlerini düşürmeye ve hızlı bir şekilde verimlilik kazanımları elde etmeye olanak sağlar. Otomasyon, belge girişi, arşivleme, arama gibi operasyonel ve zahmetli görevlerde zamandan tasarruf sağlar. Bu şekilde tüm süreç hızlanır ve daha verimli hale gelir.
- Görünürlük: İçinde yaşadığımız bu belirsiz ortamda, şirketin finansal durumunu her zaman bilmesi ve tüm süreçlerinin gerçek zamanlı bilgilerine erişebilmesi gerekiyor. Borç hesabı otomasyonu, sürekli, dakikası dakikası görünürlüğü sağlar. Bu şekilde, verilere anında erişim, bilgi gerçek zamanlı olarak mevcut olduğundan, daha iyi stratejik kararların alınmasına olanak tanır.
- 24/7 kullanılabilirlik: Şirketinizde otomatik bir sürece sahip olmak, etkinlik ve üretkenliği kaybetmeden faaliyete uzaktan devam etmenizi sağlar. Kaliteli bilgi ve verilere her zaman her yerden erişebiliriz. Karantina süreci, otomasyonun ne kadar önemli olduğunu göstermek için mükemmel bir örnekti; bu tür bir sisteme sahip olanlar evden çalışmaya devam edebildiler.
- Daha fazla güvenlik: Tüm şirketler, özellikle de küçük olanlar, öngörülemeyen olaylara karşı güvenliği artırmak için iç süreçlerini iyi yönetmelidir. Borç hesabı otomasyonu, diğerlerinin yanı sıra fatura girerken ve öderken bilgi sağlar ve belge kaybını önler ve veri girişi hatalarını azaltır.
- Daha az gecikme ve dava: Otomatikleştirilmiş borç hesapları, tedarikçileri kontrol etmeyi ve onlarla kaliteli ilişkiler kurmayı kolaylaştırır. Bu şekilde, ekip ödeme sorunlarını gidermek veya eksik belgeleri vb. bulmak için saatler harcamaz. Bir muhasebecinin zamanının yüzde 41’inin satıcı çağrılarını ele alarak harcandığı ve vakaların yüzde 31’inde ödemeyi geciktirdiği tahmin edilmektedir. Borç hesapları otomasyonu ile, geç ödeme riskleri ve diğer hatalar büyük ölçüde azaltılabilir.
- Şirket yönetiminin daha kaliteli olması: Otomasyon sayesinde, tüm sürecin ve insan kaynaklarının daha iyi yönetilmesine ve kontrolüne olanak tanıyan ilgili bilgilere (performans göstergelerine) gerçek zamanlı olarak erişmek mümkündür. Buna ek olarak, süreçle ilgili her türlü bilgi ve istatistiksel veri elde edilerek rekabette rekabet avantajı sağlanır ve daha yüksek katma değerli görevlere, daha iyi müşteri hizmetine ve ürün sunumuna odaklanmaya daha fazla zaman ayrılmasına izin verilir.
- Dolandırıcılığı azaltma: Bir şirketin karşı karşıya olduğu riskler arasında, belge sahtekarlığı en yaygın olanıdır. Euler Hermes firmasına göre 2018 yılında şirketlerin yüzde 70’i belge sahtekarlığı girişiminin kurbanıydı; ve bu tür problemler de maliyetlidir. Borç hesaplarının otomasyonu, yazılım aracılığıyla tüm sürecin daha yüksek kalitede kontrolüne ve belgelerdeki herhangi bir anormalliğin tespit edilmesine olanak tanır. Bu şekilde, belge sahtekarlığı girişimlerini azaltma operasyonunu sağlamak CFO’nun silahı haline gelir.
