İş dünyasında pandemi süreciyle birlikte bir anda hayatın normal akışının bir parçası haline gelen sanal toplantılar artık aile ve arkadaşlarla yapılan görüşmelerden teleterapilere kadar pek çok farklı alanda da yaygın bir şekilde kullanılıyor.
Bu yazımızda sanal toplantılara nasıl hazırlanmak gerektiğinden ilk kez tanışılacak kişilerin olduğu bir toplantıda buz kırıcı olarak kullanabileceğiniz tatiklere kadar her şeyi sizler için sıfırdan bir araya getirdik.
Sanal toplantı tam olarak nedir?
Sanal toplantı, farklı fiziksel konumlardaki kişilerin mobil veya internet bağlantılı cihazlarını kullanarak aynı sanal ortamda buluşmalarını sağlayan bir iletişim şeklidir.
İnsanlar sanal toplantıları aile ve arkadaşlarıyla bağlantı kurmak, teleterapi ya da danışmanlık almak ve iş arkadaşlarıyla koordineli olarak çalışmak gibi birçok farklı amaç için kullanılabilir.
Sanal toplantılara neden ihtiyaç duyuyoruz?
Ekip üyelerinin çalışırken iletişim halinde kalabilmesi verimlilik açısından oldukça önemlidir. Hibrit çalışma modelleri yaygınlaştıkça uzak konumlarda çalışmayı tercih eden kişilerin sayısı da giderek artıyor.
Bu çalışanların birçoğu şirket merkezine gidip gelmediği gibi bazen ekip arkadaşlarıyla yüz yüze tanışma fırsatı bile bulamıyor. Birçok durumda, mülakatlar, işe alım görüşmeleri, oryantasyon ve eğitimler sanal toplantılarla halledilebildiğinden, fiziksel ziyaretlerin önemi azalıyor. Bu dijital olanaklar zamandan ve paradan tasarruf sağlıyor ancak insanların yüz yüze iletişim kurmasını da zorlaştırıyor.
Covid-19 pandemisi dünyaya büyük dersler verdi; bunlardan biri de sanal ortamda buluşmanın, fiziksel mesafelerden kaynaklanan dezavantajları kapatmak için güçlü bir silah olarak kullanılabileceğini fark etmemiz oldu.
Daha önce birlikte yalnızca yüz yüze çalışmış iş arkadaşları, aralarındaki bağı derinleştirmeyi ve hatta çoğu durumda üretkenliklerini artırmayı başardı.
Sanal bir toplantı için hangi araçlara ihtiyacım var?
Sanal bir toplantıyı planlamak için mikrofonu ve kamerası olan bir bilgisayar ya da telefon, tablet gibi bir mobil cihaz, sanal toplantı uygulaması ve internet bağlantısına ihtiyaç duyuluyor. Aynı zamanda sanal toplantılar esnek olmasıyla biliniyor.
Katılımcılar gerekli ekipmanlara sahip olduğu ve toplantı daveti aldığı sürece istediği zaman toplantılara katılabiliyor. Toplantı yazılımı mobil veya masaüstü uygulamalar aracılığıyla veya internet tarayıcıları üzerinden çalıştırılabiliyor. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok sayıda uygulama bulunuyor.
Sanal toplantı türleri nelerdir?
Toplantı platformlarının destekleyebileceği farklı sanal toplantı türleri bulunuyor. Hangi amaçla bir araya gelindiğine göre toplantıya ev sahipliği yapan kişinin toplantının stiline de karar vermesi gerekiyor. Sanal toplantı uygulamaları, toplantının nasıl düzenleneceğini ve nasıl katılınacağını özelleştirmek için çeşitli seçenekler sunuyor. Belirli ihtiyaçlar için ayarlanabilen birkaç toplantı türünü şöyle sıralayabiliriz;
Video konferans
Video konferanslar, en fazla yüz yüze etkileşimi içerdikleri için çok popüler bir toplantı türüdür. Bu sanal toplantılar, katılımcıların birbirlerini aynı odadaymış gibi görmelerini ve duymalarını sağlıyor.
Bu toplantı türü vücut dilini, mimikleri ve diğer fiziksel hareketleri görmek için en iyi seçeneği sunuyor.
Bu nedenle, ekibiniz ile daha derin ilişkiler kurmayı istiyorsanız, en iyi sanal toplantı yöntemi video konferans olacaktır.
Web konferans
Web konferanslar, video konferanslara çok benzer. Burada da yüz yüze toplantılar yapılabilir ancak genellikle dosya paylaşımı yapmak veya ortak bir belge üzerinde çalışmak için kullanıma uygundur. Bulut tabanlı çözümler sayesinde, ekip üyeleri aynı kaynak dosya üzerinde kendi evlerinin konforunda çalışabilirler.
Ayrıca fikir alışverişi yapmak için web konferanslarını kullanmak bazen yüz yüze yapılan toplantılardan daha verimli sonuçlar verebilir.
Web seminerleri
Web seminerleri, web konferanslarının bir çeşidi olmakla birlikte temelde sunucuların veya panelistlerin katılımcılara sunum yaptığı tek yönlü bir konferans türüdür. Web seminerlerinin ayarlamaları, katılımcıların göremeyeceği veya duyamayacağı şekilde yapılır. Yöneticiler, web seminerleri üzerinde büyük bir kontrole sahiptir ve istedikleri zaman ses veya video izinlerini açıp kapatabilirler. Sunumların sonunda soru-cevap bölümü varsa bu uygulama sıkça kullanılır. Web seminerleri, demo uygulamaları ile ürünlerine yönelik talebi artırmak isteyen işletmeler için çok faydalı bir seçenektir. Bu oturumlar son derece etkileşimli ilerler ve ilgilendikleri ürünlerle ilgili sorulara doğrudan yanıt almak isteyen katılımcılar için çok de oldukça yararlıdır.Modern sanal toplantı platformlarının, anket açma, hareket tanıma, gerçek zamanlı çeviri ve binlerce katılımcıyı aynı anda ağırlayabilme gibi katılımcı deneyimini iyileştirecek özelliklere sahip olması beklenir.
Telekonferans
Telekonferans, sanal toplantı türleri arasında en basit ve sade olanı olarak öne çıkar. Telekonferanslar yalnızca sesli olarak yapılan toplantılardır. Bu toplantılarda video söz konusu olmadığından daha az teknolojik ekipmana ihtiyaç duyulur. Bu tarz konferanslar genellikle telefon görüşmesi aracılığıyla yapılır. Telekonferanslar, kullanıcılar için kullanım kolay, basit ve güvenli bir bağlantı sunar.
Sanal toplantıların avantajları nelerdir?
Sanal bir toplantının en belirgin avantajı, insanların bu toplantılara her yerden ev sahipliği yapabilmesi ve katılabilmesidir. Çalışanlar, aynı fiziksel ortamda toplanmaya gerek olmadan evlerinin rahatlığında bir araya gelebilir.
Sanal toplantılardaki ekran paylaşımı, dosya paylaşımı ve anket düzenleme gibi özellikler, ekip üyeleri arasında daha iyi bir iş birliği kurulmasını da destekleyip geliştirir. Altyazı ve canlı deşifre gibi yapay zeka destekli gelişmiş özellikler, katılımcıların konuşulan her şeyi tam olarak yakalayabilmesine yardımcı olur.
En popüler ve kullanışlı sanal toplantı özelliklerinden biri de toplantıların kayıt edilebilmesidir. Kayıtlar sayesinde katılımcılar geriye dönüp daha önce katıldıkları bir toplantıyı istedikleri kadar izleyebilir, geri sarabilir veya sadece dinleyebilir. Bu sayede daha sonra toplantıda söylenenleri hatırlamaya çalışmak için kendilerini zorlamalarına gerek kalmaz.Hibrit çalışma modeli ve sanal toplantı olanakları sayesinde seyahat giderleri ve ofis alanı kiraları gibi maliyetler düşürülerek önemli ölçüde tasarruf sağlanır.
Sanal toplantıların dezavantajları nelerdir?
Sanal toplantılar üretkenlik üzerinde olumlu bir etkiye sahip olsa da bazı dezavantajları da vardır. Sanal toplantılarda en sık karşılaşılan sorun, kullanıcıların toplantılara giriş yapmakta ve katkıda bulunmakta teknik sorun yaşamasından kaynaklanır. Platformlar son derece kullanıcı dostu olsa da yeni katılımcıların öğrenme sürecinde yaşadıkları sorunlar ve internet bağlantısı kesintileri gibi teknik engeller çıkabilir.
Sessize alma düğmesi zaman zaman katılımcılar için bazı zorluklar çıkarabilir. Bir kişi konuşma sırası kendisine geldiğinde sesini açmayı ya da kendilerinden gelen arka plan seslerini sonlandırmak için mikrofonu sessize almayı unutabilir.
Bunlar, video konferans uzmanlarının sıklıkla karşılaştığı sorunlardan sadece birkaçı. Yaşanan bu sorunlar, katılımcıların moralini bozabilir. Bu da toplantı sırasında odağın kaybedilmesine ve sonuç olarak üretkenliğin düşmesine yol açabilir.
Bir sanal toplantının hangi özelliklere sahip olması gerekiyor?
Tüm yazılım türleri gibi sanal toplantı çözümleri de eşit şekilde geliştiriliyor. Katılımcıların bir platforma bağlanmadan önce araştırma yapması ve çeşitli demolara katılması gerekiyor.
Bir sanal toplantıda olması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir;
- Güvenilir HD ses ve video
- Sezgisel kontroller ve tek tuşla oturum açma
- Ekran paylaşımı
- Doğrudan ve grup mesajlaşma
- Güçlü yönetici kontrolleri
- Kayıt alma
- Takvim entegrasyonları
- Mobil uygulama
- Gerçek zamanlı çeviri
- Arka plan gürültü engelleme
- Hareket tanıma
- Özelleştirilebilir düzenlemeler
- Toplantı asistanı
Sanal bir toplantıya nasıl hazırlanabilirim?
Bir sanal toplantıya katılımcı olarak katılıyorsanız, özellikle de çevrim içi mülakata giriyorsanız, uygun şekilde hazırlanmak için dikkat etmeniz gereken bazı unsurlar var.
- Gündemi gözden geçirin: Toplantıya, toplantı öncesi yapmanız gereken tüm işlerinizi tamamlamış olarak veya sizden talep edilen bilgilerle gittiğinizden emin olun.
- Çevrenizi bilgilendirin: Etrafınızda olabilecek diğer insanlara sanal bir toplantıda olacağınızı ve dikkatinizin dağılmamasını istediğinizi bildirin.
- İnternet bağlantınızı kontrol edin: Toplantıdaki kişilerin sizi kesintisiz olarak görüp duymasını sağlamak için hızlı ve güvenilir bir internet bağlantınız olduğundan emin olun.
- Kendinizi ideal bir şekilde konumlandırın: Toplantıya arka plan gürültüsünün sınırlı olduğu veya hiç olmadığı bir yerden katılın. Gerekirse sanal bir arka plan uygulayın.
- Ayarlarınızı kontrol edin: Toplantı ayarlarınızı gözden geçirin ve açmış olabileceğiniz profesyonel olmayan özellikleri kapatın. Buna her türlü ses değişikliği, eğlenceli veya uygunsuz sanal arka planlar ve video filtreleri dahil.
- Kamerada kendinizi ortalayın: Toplantıya girmeden hemen önce, kamerada nasıl göründüğünüze hızlıca bir bakın ve konumunuzu ortalayın.
Sanal toplantılardaki soğuk havayı nasıl dağıtabilirsiniz?
Hibrit çalışma modellerinin gelişmesi ve sanal toplantılara olan bağımlılığın artmasıyla birlikte aynı işyerindeki bazı ekip üyeleri birbirleriyle ilk görüşmelerini bir sanal toplantı üzerinden gerçekleştirip tanışıyorlar. Sanal toplantılar için soğuk havayı dağıtmada, katılımcıların işle ilgili olmayan konuları tartışmaları ve birbirlerini tanımaları için hızlı ve kolay bir yöntem olarak biliniyor. Birbirini zaten tanıyan ekip arkadaşları için de buz kırıcılar havayı yumuşatmaya ve toplantıları hafif bir tonda başlatmaya yardımcı oluyor.
Canlı anketler açmak veya dijital beyaz tahta kullanmak, buz kırıcıları oyunlaştırabilir ve etkileşimi artırarak onları daha eğlenceli hale getirebilir. İşte bir sonraki sanal toplantınız için bazı fikirler:
- Katılımcılara nereden katıldıklarını sorun: Bu soru büyük toplantılar için harika bir sorudur. Katılımcılar tarafından verilen cevaplar ilginç olabilir.
- Her katılımcının çalıştığı yerde kendisiyle birlikte olan başka birini hızlıca tanıtmasını isteyin: Bu bir çocuk, önemli bir diğer kişi ve hatta evcil bir hayvan olabilir.
- Ekip üyelerinden bir emoji göndermelerini isteyin: Bunu mevcut ruh hallerini göstermek için dijital beyaz bir tahta kullanarak başlayın.
- Hızlı bir Trivia oyunu oynayın: Takım arkadaşlarınıza en sevdikleri Trivia konularının ne olduğunu sorun.
- Eğlenceli sorular içeren bir anket hazırlayın: Sonuçları katılımcılara göstererek bir sohbet başlatın.
- Kahve veya çay molası ayarlayın: Bunu toplantının ilerleyen zamanlarına planlayın. İçecekler eşliğinde yapılan neşeli bir sohbet insanları her zaman rahatlatabilir.
Ne tür sanal toplantı arka planları mevcut?
Sanal toplantılarda en çok kullanılan özelliklerin başında sanal arka plan geliyor. Geçmişte sanal arka planlar o kadar da harika görünmüyordu. Katılımcıları sık sık engelliyor ve dalgalı, tutarsız bir görünüme sahip olmalarına neden oluyordu.
Yapay zeka destekli hareket tanımanın yardımıyla, sanal arka planların kalitesi önemli ölçüde arttı. Sanal arka planlar ile gerçekte arka planda bulunan istenmeyen görüntüler engellenebilir veya daha eğlenceli bir hale getirilebilir.
Sanal toplantı platformları artık farklı türden katılımcılar için çok çeşitli seçenekler sunuyor. Sanal arka plan seçeneklerine verebileceğimiz bazı örnekler şu şekilde:
- Mevcut gerçek arka planınızın bulanıklaştırılmış bir versiyonu
- Düz bir renk
- Ofis ortamları
- Ev veya dış mekan ortamları
- Doğa temalı herhangi bir resim
Bu yazı Digital Report Dergisinin 16. sayısında yayınlanmıştır.