in

Microsoft Teams özellikleri: Nedir, nasıl kullanılır?

Microsoft Teams, özellikleri ve kullanım alanı ile oldukça yaygın bir işbirliği ve videolu görüşme platformu. Özellikle küresel şirketler, farklı ülkelere ve şehirlere yayılmış iş gücünü organize etmek için artık e-maillere güvenmiyor. Ekipler nerede olursa olsun, işlevselliği ve üretkenliği ön plana çıkaran sohbet tarzı arayüzlere sahip ekip içi iletişim ve proje yönetimi uygulamaları, her zamankinden daha popüler.

Microsoft Teams nedir?

Microsoft Teams nedir diye soranlar için, platform, şirket çalışanlarını çevrimiçi bir alanda bir araya getirmek için tasarlanmış araçlardan biri. Aile ya da arkadaşlarla iletişim kurmak için tasarlanmamış Microsoft Teams, şirketler için video konferans, gerçek zamanlı tartışmalar, belge paylaşımı ve düzenleme gibi olanakların yer aldığı bir dünya.

Microsoft Teams, Microsoft’un Skype’ın kurumsal halefi olarak tasarladığı, Office 365 Kurumsal iş planına abone olan müşterilerine 2016 yılında tanıttığı, sohbet tabanlı bir çalışma alanı. Platform, Office 365 Education’daki Classroom hizmetinin de yerini almış durumda.

Tüm Office 365 aboneleri için, 2017’nin Mart ayında kullanıma sunulan Microsoft Teams, 2017’nin Temmuz ayında ücretsiz sürümünü de tanıttı. Bu sürümde, ücretli planda olan birçok özellik de yer alırken, depolama kapasitesi ve kullanıcı sayısı gibi özellikler sınırlandırıldı.

Teams, genel olarak beş ana bileşene ayrılıyor:

Ekip: Davet edilen tüm üyelerin, ortak çalışma şansı bulduğu sanal bir iş binası.

Kanal: Bina içindeki tüm ekip üyelerine açık olabilen, ya da sadece belli kişilere, davetlilere özel “odalar”. Yöneticiler, editöryal, oyun, muhasebe, İK ya da benzeri amaçlı farklı departmanlar, kendilerine özel odada, ilgili çalışanlarla irtibat halinde oluyor.

Kanal sekmeleri: Gönderileri, dosyaları, uygulamaları ya da sık kullandığınız herhangi bir şeyi sabitlemenize olanak tanıyan seçenekler. Sabit bir yapısı olmayan seçenekler, her kanalın kendine özel seçimlerini kapsıyor.

Etkinlik akışı: Sık kullandığınız kanallarla ilgili paylaşımlar, yanıtlar ya da diğer bildirimleri alabilmeniz için, tüm kanalların bildirimlerinin toplandığı bir koridor.

Sohbet: Siz ve ekip arkadaşlarınız arasında geçen sohbetler.

Microsoft Teams kullanımı

Yöneticiler, önce bir ekip ardından da kanallar oluşturur. Büyük organizasyonlarda birkaç farklı kanala sahip farklı ekipler olabilir. Microsoft Teams özellikleri içinde, birden fazla takımı destekleme ve üyelerin tek bir arabirim üzerinden birçok ekibe erişmesine olanak tanıma da var.

Girişlerin çoğu, anlık mesajlaşma yoluyla yapılır ancak üyeler VoIP aramaları ya da küresel konferanslar da yapabilir. Teams ile ilgili diğer bir yenilikse, Microsoft Nisan ayında maksimum kullanıcı sınırını 5 binden 10 bine çıkardı. Üyeler, hızlı arama ile diğer üyeleri listelerine ekleyebilir ya da bir video konferans için grup oluşturabilir. Aynı zamanda sesli mesaj özelliği de mevcut.

Bir ekibin üyeleri, kanallara yüklenen fotoğraflar ve videolar da dahil, istemcideki Dosyalar’ı tıklayarak paylaşılan belge havuzuna erişebilir. Üyeler bu dosyaları bir tarayıcıda açılabilir, bilgisayara indirilebilir ya da başkalarına bir bağlantı ile paylaşılabilir. OneDrive özelliği, kullanıcılarla Word, Excel, Powerpoint belgeleri paylaşmayı mümkün kılar.

Microsoft Teams, üçüncü taraf entegrasyonları konusunda geniş bir seçenek sunuyor. Platform Trello, Zoom, Asana, GitHub, Evernote, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Google Analytics ve çok daha fazla uygulama ile birlikte çalışabiliyor.

Microsoft Teams’in farkları

Microsoft Teams, çok yönlü ekip içi iletişim uygulamalarından biri. En büyük rakibi Slack de, birçok iyi özellik sunan, köklü ve önemli bir şirket. Her iki platformun da birbirine göre güçlü ya da zayıf yönleri olsa da, eğer Microsoft 365 ile birlikte çalışan bir platforma ihtiyacınız varsa, en iyi seçenek Teams olacaktır.

Facebook Workplace de, benzer bir iş odaklı platform. İki platform arasında en büyük farklardan biri, mesajlaşma Teams’te uygulama içinde gerçekleşirken, Facebook’un işbirliği aracındaki sohbet ise Workplace Chat uygulamasına dayanır. Bunun yanında, Facebook Workplace, mobil odaklı bir platform. Teams ise masaüstüne öncelik veriyor. Workplace, canlı videolara büyük önem verirken, Teams’te bu özelliğe çok fazla odaklanılmamış.

Diğer bir popüler ekip işbirliği aracı ise Discord. Discord, ücretsiz bir platform ve anlık mesajlaşma ihtiyacı olan oyuncuları hedefliyor. Bu platformda, takımlar için oyuncular özel sunucular oluşturur. Microsoft Teams gibi, her sunucu birden çok kanal barındırır. Bu odalarda metin ya da ses ile mesajlaşma olanağı mevcut. Oyunu otomatik algılayan ve doğrudan Discord sunucunuza aktarıma izin veren bir canlı yayına geçme özelliği de vardır. Arkadaşlarınız ya da ailenizle bir canlı video görüşmesi yapmak istiyorsanız, Discord alternatif olabilir.

Bir bakışta Microsoft Teams özellikleri

Microsoft Teams özelliklerine bakarsak, temel yönlerini şöyle sıralamak mümkün.

Teams, üç temel bileşen sunar. Solda birden çok sekmeyi barındıran bir gezinme çubuğu bulunur: Etkinlik, sohbet, ekipler, çağrılar ve dosyalar. Ayrıca OneNote, Teams wiki ve Yardım gibi ek uygulamaları barındıran bir açılır pencere için üç noktalı bir simge de göreceksiniz. Yine burada, Trello, Zoom gibi uygulama entegrasyonlarına erişebilmek için “Diğer uygulamalar” bağlantısını tıklayabilirsiniz.

İkinci sütundaki bilgiler, gezinme çubuğunda seçtiğiniz sekme tarafından belirlenir. Etkinlik’e tıkladığınızda ikinci sütun tüm bahsetmeleri, yanıtları ve diğer bildirimleri listeler. Bu etkinliklerden birini seçin ve üçüncü sütun ile ilgili konuşmayı görüntüleyin. İkinci sütundaki filtre düğmesine tıklayıp listeyi sadece bahsedenlere ya da yanıtlara indirgeyebilirsiniz.

Sohbet sekmesine tıkladığınızda, ikinci sütun alıcıya göre özel görüşmelerinizi listeler. Listeden bir alıcıyı seçebilir ve üçüncü sütunda görüşmenin tamamını görüntüleyebilirsiniz. Alıcının yanındaki üç nokta simgesine tıkladığınızda görüşmeyi sabitleyebilir, kişiyi “kişilerinize” ekleyebilirsiniz. Eklediğinizde, kişi oturum açtığında bildirim alabilir ya da daha fazlasını yapabilirsiniz.

Ekipler sekmesine tıkladığınızda, bağlı ekiplerinizin ve kanallarınızın bir listesi ikinci sütunda görünür. Yeni etkinliğe sahip kanallar kalın metinle vurgulanmıştır. Bir kanal seçerek, o kanalın içerdiği mesajları üçüncü sütunda görebilirsiniz. Seçilmemiş bir kanaldaki herhangi bir etkinlikse, kanal adının yanında bir ünlem işaretiyle görülür.

Microsoft Teams’e dair en ilginç özelliklerden biri, farklı bir dil konuşan kişilerle de çok rahat bir şekilde işbirliği yapabilmeniz. Anadiliniz olmayan bir kanalda yorum göründüğünde, yorumun yanındaki “diğer seçenekler” simgesini tıklayın ve açılır menüden “çevir”i seçin. Microsoft Teams, 44 dili desteklemektedir.

Bir mesaj yazarken, yazı tipi boyutu ayarlama, madde işareti listesi oluşturma, belli bir konuyu ayarlama, vurgu kullanma ve daha fazlası için, biçimlendirme araçları Slack’e benzer bir şekilde yer alıyor. Ayrıca bir mesajı, yeni bir konuşma ya da duyuru olarak işaretleyebilir, yalnızca size ve moderatörlere verilen yanıtları kilitleyebilir, mesajı birden çok kanala gönderebilirsiniz. Diğer araçlar arasında emoji, çıkartmalar, GIF’ler ve dosyalar bulunur.

Bir görüntülü toplantı yapmak için, üçüncü sütundaki mesaj araç çubuğunda bulunan “Şimdi Toplantı Yap” kamera simgesini tıklamanız yeterlidir. Mesaj araç çubuğunda bulunan bir takvim simgesi ile görülen planlama, ücretli abonelik gerektirir.

Microsoft Teams abonelik fiyatları

Microsoft Teams’te, farklı üyelik planları mevcut. Eğer ücretsiz Microsoft Teams kullanmak isterseniz, abonelik gerektirmeyen modelin özellikleri şöyle:

  • Her ekip için 10 GB depolama alanı ve kişisel depolama için, kişi başına ek 2 GB
  • Sınırsız ve aranabilir sohbet mesajları
  • Sınırsız uygulama entegrasyonları
  • Teams üzerinde sesli ve görüntülü arama
  • Office web tabanlı uygulamalarla gerçek zamanlı içerik oluşturma

Microsoft 365 Business Basic, kullanıcı başı aylık 5 Dolar, Business Standard plan ise kullanıcı başı aylık 12,5 dolardır. Ücretli planlarda dahil edilen özelliklerse şöyle:

  • Kuruluş başına 1 TB depolama, lisans başına 10 GB, kişisel depolama için kişi başı 1 TB alan.
  • Sınırsız ve aranabilir sohbet mesajları.
  • Maksimum 300 kullanıcı.
  • Planlanmış toplantılar.
  • Teams’te sesli ve görüntülü arama.
  • Office masaüstü uygulamalarıyla gerçek zamanlı içerik oluşturma.
  • Bookings, Invoicing ve MilelQ gibi iş uygulamaları

Office 365 E3, kullanıcı başı aylık 20 dolar olan diğer bir Teams modeli. Özellikleri ise şu şekilde:

  • Sesli konferans
  • Telefon sistemi ve PSTN araması.
  • Sınırsız kişisel bulut depolama.
  • eDiscovery
  • Şirket içi Exchange, Sharepoint ve Skype Kurumsal sunucularına erişim.
  • FastTrack dağıtım desteği

Sonuç olarak, arkadaşlarınız ya da ailenizle iletişim kurmak için bir araca ihtiyacınız varsa, Skype daha iyi bir çözüm. Ancak Microsoft Teams, küçük işletmeleri ücretsiz modeli ile, büyük işletmeleri de ücretli modelleri ile ciddi bir yükten kurtaracak platform sunuyor.

Microsoft Teams sistem gereksinimleri

Teams, aşağıdaki platformlar için mevcuttur:

  • Windows (32 bit) (64 bit)
  • Mac os işletim sistemi
  • Linux (DEB 64 bit) (RPM 64 bit)
  • Android
  • iOS
  • Yalnızca Web

Microsoft Teams’i ücretsiz olarak kullanmak

Microsoft’un ortak çalışma platformuna adım atmak istiyorsanız, ücretsiz Teams kullanımı sürecini adım adım anlattık. Ücretsiz sürüm için tek ihtiyacınız, bir Microsoft hesabı. Teams’i kullanmak için, Microsoft 365 aboneliğine ihtiyacınız yok. İzlemeniz gereken adımlar şu şekilde:

  • teams.microsoft.com adresine gidin ve ücretsiz kaydol seçeneğine tıklayın.
  • Bir microsoft hesabı e-posta adresi girin. Farklı bir e-posta girerseniz, Microsoft hesabı oluşturmak için kullanılacaktır.
  • Sonrasında, amacınızı seçin. Teams’i okul ya da iş için kullanabilirsiniz. Belirledikten sonra ileri butonuna tıklayın. Aile ve arkadaşları seçerseniz, Skype kullanmaya yönlendirilirsiniz.
  • Bir Microsoft hesabı kullanmıyorsanız, Hesap Oluştur butonuna tıklayın. Aksi takdirde, Microsoft hesabı parolanızı kullanın ve 8. adıma geçin.
  • Bir şifre oluşturun ve ileri seçeneğine tıklayın
  • Microsoft’tan gelen e-postada yer alan doğrulama kodunu girin.
  • Ekranda gösterilen başka bir kodu tekrarlayın ve ileri butonuna tıklayın.
  • Son olarak gerekli kimlik bilgilerini girin ve “Set Up Teams” seçeneğine tıklayın.
  • İlk kurulum sürecini izleyin ve ekip üyelerini davet etmeye başlayın.

Üyeleri üç şekilde davet edebilirsiniz. Bilgisayarınızın panosunda bir bağlantı kopyalama, Microsoft hesabı üzerinden davet ve e-posta ile davetiye göndermek. Hangi yol sizin için pratikse, ekibi o şekilde davet edebilirsiniz.

Microsoft Teams Nisan 2020 güncellemesi ile gelen yenilikler

Microsoft Teams’in sunduğu Nisan 2020 güncellemesi, evden çalışanlara daha iyi özellikler sunabilmek adına, aşağıdaki yenilikleri getirdi:

  • Teams, toplantı esnasında aynı anda görüntülenebilen katılımcı sayısını dörtten dokuza çıkardı.
  • iOS uygulaması için arka plan bulanıklığı özelliği geliyor.
  • iOS ve Android için canlı altyazılar geliyor.
  • Video konferanslarda, yorum yapmak istediğinizi belirten el kaldırma özelliği geliyor.
  • Canlı etkinlik katılımcı sayısı 20 bine yükseliyor.
  • Etkinlik süresi, yayın başına 16 saate yükseldi.
  • Artık, Yammer uygulaması için de destek sunuluyor.