Robotlar bir zamanlar sadece imalat çözümleri için kullanılıyorken, bugün birçok işletmenin olmazsa olmaz bir parçası konumuna geldi. Teknoloji, insanların daha verimli çalışmasını sağlamada kritik bir rol üstleniyor. Otomasyon iş operasyonlarının ayrılmaz bir parçası olmuşken robotların da yakın gelecekte, insanlar tarafından yapılan birçok işi yapacak hale geleceğini tahmin etmek güç değil. Artık kurumsal dünya, robot çağına girmenin eşiğinde olduğuna göre, bu teknolojinin iş dünyasına ne gibi artılar ve eksiler sunduğunu irdeleyebiliriz.
Sorunları değerlendirmek, daha iyi kararlar almak, takım performansını izlemek ve hatta hedefler belirlemek için verileri kullanmak gibi yöneticilerin bazı önemli görevlerini yerine getiren bir robot hayal edin. Böyle bir teknoloji iş süreçlerini çok daha hızlı ve hatasız bir hale getirmez miydi? 2012 yılında HFS Research şirketinin kurucusu ve baş analisti Phil Fersht, ilk kez “robotik süreç otomasyonu” terimini kullanarak, günümüz kurumsal uygulama otomasyonunun en hızlı büyüyen kategorilerinden birini ifade etmiş oldu.
Robotik süreç otomasyonu (RPA) nedir?
Robotik süreç otomasyonu (RPA), insanların yüksek hacimli tekrarlanabilir görevlerini gerçekleştirmek için yazılımla etkileşim biçimini taklit eden bir teknolojiyi tanımlıyor. Söz konusu teknoloji, uygulamalarda oturum açabilen, veri girişi yapabilen, görevleri hesaplayıp tamamlayabilen ve gerektiğinde uygulamalar veya iş akışı arasında verileri kopyalayabilen yazılım programları veya botlar oluşturuyor.
RPA teknolojisi, yapay zeka ve makine öğrenimi ile birleştirildiğinde, optik karakter tanıma (OCR) ile metin veya el yazısını okuyabildiği gibi, doğal dil işlemeyi (NLP) kullanarak adları, fatura bilgilerini veya adresleri ayırt edebiliyor. Örneğin bir sigorta tazminatı görselinde, kaza hasarını otomatik olarak tahmin ederek, resimlerden farklı bağlamlar çıkarabiliyor.
İş dünyasında her geçen gün daha sık telaffuz edilen robotik süreç otomasyonu kavramı, şirketlere pek çok noktada avantajlar sağlıyor. RPA’nın şirketlere sağladığı en önemli faydalardan biri verimlilik noktasında ortaya çıkıyor. RPA doğru kullanıldığında, maliyetleri önemli ölçüde azaltıyor, iş süreçlerini düzene sokuyor ve müşteri deneyimini geliştiriyor. RPA yazılımlarının cazibe merkezi haline gelmesinde, kurumların temel BT altyapılarını değiştirmeye ihtiyaç duyulmaması önemli rol oynuyor. İş birimleri, yeni araçlar öğrenmek veya BT ekiplerinden destek istemek zorunda kalmadan, mevcut BT altyapısını kullanarak RPA’yı sistemlerine uygulayabiliyor. RPA, daha önce insanlar tarafından yürütülen bir iş süreçlerini önemli ölçüde hızlandırırken, uygulama arayüzleri veya süreç akışları değiştiğinde kullanılan bot’lar bozulabiliyor. Güncel RPA araçları, bu tür problemleri minimuma indirmek için yapay zeka, makine görüşü ve doğal dil işlemeyi kullanıyor. Modern RPA platformları ayrıca, merkezi BT yönetişim ve yönetim yetenekleriyle bir miktar entegrasyon sağlayarak, kurum genelinde RPA kullanımını ölçeklendirmeyi kolaylaştırıyor.
Robotik süreç otomasyonu nasıl çalışır?
İnsanların bilgisayar tabanlı bir işlemi gerçekleştirme şeklini kopyalama yeteneği, RPA’nın popülerliğini hızla artırıyor. Uygulama programlama arabirimleri (API’ler) ve daha ölçeklenebilir ancak daha az sezgisel olan ya da kullanımı uzman bilgisi gerektiren düşük kodlu geliştirme otomasyon araçlarına kıyasla, RPA daha sık tercih edilen bir noktada konumlanıyor.
Basit bir RPA botu, bir kullanıcı uygulamayla etkileşime girerken, tıklamaları ve butona dokunmaları kaydedilerek oluşturulabilir. Bir sorun ortaya çıktığında, kullanıcı botun uygulamayla nasıl bağlantı kurduğunu takip edebilir ve ayarlama yapılması gereken noktaları belirleyebilir.
Uygulamada bu temel kayıtlar genellikle ekran boyutu, düzeni veya iş akışlarındaki değişikliklere uyum sağlayabilen daha sağlam botlar oluşturmak için bir şablon görevi görüyor. Daha gelişmiş RPA araçları, ekrandaki simgeleri ve düzeni yorumlamak ve buna göre ayarlamalar yapmak için makine görüşünü kullanıyor.
Bazı RPA araçları ise, yalnızca mevcut bir iş akışını kaydederek başlayan ve ardından dinamik olarak arka uçta bir iş akışı otomasyonu meydana getirmek ve hibrit RPA robotları oluşturmak için bu ilk kayıtları kullanıyor. Bu tür hibrit botlar, RPA geliştirmenin basitliğinden ve yerel iş akışı otomasyonunun ölçeklenebilirliğinden yararlanıyor.
Diğer RPA uygulamalarında, RPA otomasyonları için başlangıç şablonları işlevi gören, iş süreci iş akışlarını otomatik olarak yakalamak için, süreç madenciliği ve görev madenciliği araçları kullanılıyor. Süreç madenciliği, örneğin ortak kurumsal süreçlerin bir haritasını otomatik olarak oluşturmak için ERP ve CRM uygulamalarının günlüklerini analiz ederken; görev madenciliği araçları ise bir kullanıcının birden çok uygulamadaki etkileşimlerini yakalamak için yerel olarak çalışan makine görüşüne sahip bir uygulama kullanıyor.
“RPA en çok, sigorta, bankacılık, finans, sağlık ve telekomünikasyon sektörlerinde kullanılıyor”
RPA araçları, OCR, makine görüşü, doğal dil işleme veya karar motorları gibi yeteneklere sahip yapay zeka modüllerine de bağlanabiliyor. Bu sistem, akıllı süreç otomasyonu olarak adlandırılıyor.
Robotik süreç otomasyonunu kimler kullanıyor?
Özellikle tekrarlayan görevleri içerenler olmak üzere RPA pek çok farklı sektörde tercih ediliyor. Sigorta, bankacılık, finans, sağlık ve telekomünikasyon, RPA’nın en çok kullanıldığı sektörler olarak öne çıkıyor.
Finansta yönetişimi otomatikleştirmek ve faturaları işlemek gibi görevlerde değerlendirilen RPA, telekomünikasyonda da benzeri şekilde, yeni hizmetler ve yeni hesaplara dair ilgili faturalandırma sistemlerini yapılandırmak için kullanılıyor. Ayrıca RPA, veri girişi ve satış sonrası servis desteği de dahil olmak üzere, çeşitli tedarik zinciri süreçlerini otomatikleştirme noktasında da sorumluluk alıyor.
Pek çok ülkede devlet kurumları da RPA’yı iş süreçlerine dahil ediyor. Özellikle arka ofis ve vatandaşlara dönük işlemler, RPA sayesinde otomatikleşiyor. Sağlık sektöründe de arka ofis ve gelir döngüsü yönetimi için RPA tercih ediliyor. Enerji sektöründe maliyetleri kontrol altında tutmak için, muhasebeden bakıma kadar hemen her alanda RPA’dan yararlanılıyor…
Robotik süreç otomasyonunun faydaları nelerdir?
Maliyet avantajı
RPA’nın işletme maliyetlerini yarı yarıya kadar azaltabileceği öngörülür. Robotik iş gücü, 7/24 çalışabilir. Bu sebeple şirketin emek yoğun görevlerinden bazılarını robotik iş gücünün devralması somut faydalar sağlayacaktır. Şirketler otomasyon yatırımını RPA sayesinde hızlı bir biçimde geri kazanır.
Üretkenlik artışı
RPA otomasyonunun faydaları basit bir prensibe dayanır: Robotlar önlerine çıkan görevlerle ilgilenirken, insanlara yaratıcı işlere odaklanabilmeleri için zaman yaratılmış olur. Çalışanlar, iş sistemleri arasında bilgi kopyalayıp yapıştırmak gibi, herhangi bir yetenek gerektirmeyen işlere zaman harcamak zorunda kaldığında, becerilerini öne çıkarabilecekleri görevlere ayıracak çok daha az zaman buluyor.
Robotik iş gücü, bir iş akışı için uygun şekilde yapılandırıldığında, bir ekibin tamamlanan iş kapasitesini %35 ila %50 oranında artırabiliyor. Aynı zamanda veri işleme sürelerini %30 ila %50 oranında azaltarak daha verimli çalışmayı mümkün kılıyor. İnsanlar ve robotlar, düşük beceri gerektiren arka ofis görevlerinde işbirliği yaparak, daha kısa sürede daha çok iş yapabiliyor.
Sanal personel
İşletmeler genellikle, RPA sayesinde daha az çalışanla daha fazlasını başarıyor. Bazı işletmeler, “RPA işçileri” ile çalışmaya başladıktan sonra, daha küçük bir kadroyla işlerini yürütebiliyor ya da yeni personellerin işe alınmasını erteliyor.
İyi yönetilen bir sanal iş gücü, şirketin toplam iş gücünü önemli ölçüde artırabilir. Zira sanal personel, haftanın yedi günü çalışacak, tatile çıkmayacak ve hiç mola vermeyecektir.
Doğruluk ve kalite
RPA, insan hatasına yatkın süreçler için hizmetleri iyileştirerek, daha yüksek doğruluk seviyesi sağlıyor. Robotik iş gücü, daha kesin sonuçlara insan iş gücüne kıyasla çok daha hızlı ulaştığı için, iş süreçlerinin tekrarlanma ihtimali azaldığı gibi çıktı kalitesi de artar. Zira robotlar kurallara tamamen bağlı çalışır ve söz konusu kurallara göre en iyi sonuçları ortaya çıkarır. RPA, yetenekleri optimize ederek kurumsal kapasiteyi en üst düzeye çıkarıyor.
Tasarruf avantajı
Çalışanlar kendini tekrar eden görevlerde zaman kaybına meyillidir. Eğer iş süreçlerinde zaman kaybının önüne geçilirse, bu durum işletmeye ciddi bir üretkenlik avantajı getirir. Hem insan işgücünün hem de RPA araçlarının kullanılması maliyet noktasında tasarruf sağlar. RPA işlem sürelerini azalttığı ve maliyetli hataları ortadan kaldırdığı için, işleme maliyetleri düşer ve çalışan başına çıktı artar. Bu verimlilik iyileştirmelerinden elde edilen tasarruflar genellikle %25 ile %50 arasında değişir.
İş akışı yönetiminde netlik
İş dünyasında çalışanlar için çeşitli izleme sistemleri bulunuyor. Ancak hiçbir insan, bir robotik süreç kadar iyi izlenemez. RPA’nın faaliyetlerine yönelik kesin zaman çizelgeleri oluşturulabilir ve etkinliği, en küçük göreve ve zaman aralığına kadar ölçülebilir. RPA sisteminin faaliyetleri ve başarıları düzenli olarak izlenerek, açık ve kesin bir ölçüm sayesinde planlama ve yönetişim geliştirilebilir.
Geliştirilmiş ölçeklenebilirlik
RPA çözümleri kolayca ölçeklenebiliyor. Örneğin, bir grup otomatikleştirilmiş robotik süreç, küçük farklarla benzer bir dizi görevi gerçekleştirmek üzere çoğaltılabilir ve programlanabilir. Üstelik çoğaltma ve yeniden programlama, süresiz olarak tekrarlanabilir. RPA botları, yapay zekayı ve makine öğrenimini otomasyonlarına giderek daha fazla dahil ediyor ve daha fazla ölçeklenebilirlik sağlıyor.
İyileştirilmiş iş verisi güvenliği
Veri ihlalleri ve sızıntıları hemen hemen her şirketin baş etmesi gereken bir sorun haline gelmiştir. Ekibiniz RPA parametrelerini dikkatli bir şekilde yönetip tanımladığında, platformlar arasında sızıntı riski minimum düzeye inecektir.
Bu yazı Digital Report Dergisinin 16. sayısında yayınlanmıştır.